Un tournant passionnant pour votre entreprise peut être la location de son premier espace de bureau. Cependant, choisir n’importe quel bureau pourrait être une erreur. Assurez-vous que votre lieu de travail encourage le travail d’équipe et vous offre l’espace dont vous avez besoin pour grandir et réussir.
Les entreprises se développent, se contractent et modifient régulièrement leur forme, ce qui est tout à fait normal et naturel. Pour s’adapter aux changements, de nouveaux espaces de bureau pour accueillir les clients et loger le personnel peuvent être nécessaires. De plus, l’environnement de travail d’une entreprise peut affecter son succès. Elle peut également affecter la productivité des employés.
Trouver l’espace de travail idéal peut sembler un effort impossible. Vous pouvez choisir un espace de bureau idéal pour votre entreprise et votre budget en tenant compte de certaines variables.
Certaines de ces variables comprennent les besoins en espace, l’emplacement et le loyer, pour n’en nommer que quelques-uns. Dans cet article, nous explorons les douze critères les plus importants à prendre en compte lors de la recherche d’un nouvel espace de travail.
Qu’est-ce qu’un espace de travail ?
L’endroit où vous travaillez, comme votre bureau dans un bureau, est appelé votre espace de travail. Un espace de travail collaboratif est également un espace de travail partagé et flexible pour la collaboration entre les personnes. Il existe différentes variétés d’espace de travail :
- Bureaux partagés : lieux de travail ou bureaux non fixes que tout employé peut utiliser.
- Espaces de coworking : Il s’agit essentiellement d’espaces de bureaux partagés.
- Les bureaux ouverts sont des environnements de travail où tous les employés de tous les départements sont logés dans la même pièce.
12 choses à considérer lors de la recherche d’un espace de travail à louer
1. Tenez compte de la taille et de l’apparence
La quantité d’espace dont vous avez besoin pour accueillir le personnel actuel et les nouvelles recrues potentielles est importante lors de la recherche d’un nouveau lieu de travail.
Assurez-vous d’observer et d’évaluer l’espace lui-même lorsque vous recherchez un espace de coworking. Cela inclut le poste de travail spécifique que vous souhaitez louer, ainsi que la disposition générale de l’immeuble de bureaux
Vous devez vous demander si l’espace de coworking a une disposition et un style qui complètent les exigences et la marque de votre entreprise.
Calculez la quantité d’espace de bureau dont vous aurez besoin au cours des cinq à six prochaines années si vous êtes dans une phase d’expansion de l’entreprise où vous pouvez ajouter de nouvelles équipes. Plus important encore, faites attention à la forme, à l’agencement, à l’ameublement et au style de votre espace de travail.
2. Considérez les commodités et les installations
Pour soutenir le style de vie des membres, ainsi que leur travail, certains espaces de coworking ont même construit des modules de sieste, des salles d’allaitement et des salles de prière.
De plus, les installations doivent pouvoir répondre aux demandes de vos clients et faciliter la vie de vos collaborateurs. Louer un espace bureau qui offre une large gamme de commodités et de services devrait être envisagée.
Vous voulez être sûr que l’emplacement dispose d’une connexion Internet fiable et d’une excellente connectivité réseau. Chaque région offre des équipements à côté de ses bureaux. Des régions comme Dallas offrent des locations de bureaux commerciaux.
Un espace de travail doit être entièrement équipé d’installations de bureau prêtes à l’emploi. Il s’agit notamment de salles de conférence avec écrans rétractables, projecteurs, tableaux blancs et gestion des câbles. Il comprend également des cabines et des bureaux dédiés, entre autres commodités.
Assurez-vous que les espaces de coworking incluent une assistance informatique sur site. Si des problèmes informatiques surviennent, vous serez reconnaissant d’avoir choisi un emplacement avec un personnel disponible qui s’engage à les résoudre rapidement.
3. Prenez note de son emplacement et de son accessibilité
Lors de la location d’un espace de coworking, l’emplacement est crucial. Votre personnel assure fréquemment le fonctionnement de votre entreprise et fait progresser votre vision. Par conséquent, vous devez choisir un emplacement de bureau aussi facile et pratique que possible pour votre personnel. Cela est particulièrement vrai si vous demandez à votre personnel de travailler quotidiennement sur place.
Réfléchissez à des questions telles que « Votre espace de travail est-il facilement accessible ? » Lorsqu’il s’agit d’accessibilité, vous devez prendre en compte plus que votre simple commodité pour vous rendre au bureau.
Tous les utilisateurs, employés, clients, clients et fournisseurs de votre bureau doivent pouvoir y accéder et l’utiliser si nécessaire. Pensez également à des questions telles que : « Est-il simple de se rendre à votre bureau en véhicule ou en transports en commun ? » ou « Permet-il aux fournisseurs d’accéder aux livraisons ? »
4. Assurez-vous que c’est propice
Faire avancer les choses nécessite de travailler dans un cadre propice, ce qui est essentiel. Certaines personnes trouvent que la quantité correcte de bruit de fond est extrêmement utile et qu’elles fonctionnent mieux dans ces paramètres. Parfois, pour faire avancer les choses dans la plupart paramètres professionnelsil doit y avoir peu de bruit.
5. Envisagez une place de stationnement
Que l’emplacement de votre bureau comprenne un parking pour les véhicules ou un local à vélos est un facteur clé. Les voitures et les vélos sont les principaux modes de transport pour bon nombre de vos employés, clients et partenaires commerciaux.
Le manque de places de stationnement sur votre lieu de travail peut entraîner de sérieuses difficultés et des problèmes d’accessibilité.
6. Sécurité
La sécurité est un facteur crucial à prendre en compte lors du choix de nouveaux espaces de travail. En effet, toutes les personnes avec qui vous travaillez méritent de se sentir protégées.
Évaluez les mesures de sécurité en place dans les nouvelles propriétés, y compris si un agent de sécurité est présent en tout temps. Vérifiez également si une carte-clé est nécessaire pour entrer et si des détecteurs de métaux sont utilisés aux portes.
Ces éléments peuvent jouer un rôle important dans le choix d’un nouveau bureau, selon le type de votre entreprise et vos risques de sécurité. L’accès au bâtiment est-il trop simple ? Semble-t-il que les membres du personnel à la réception savent qui est membre et qui ne l’est pas ?
Renseignez-vous également sur la sécurité du quartier avant de décider de louer un bureau ou de signer le contrat. En savoir plus sur la région et savoir si elle est sujette à des comportements antisociaux.
7. Assurez-vous qu’il dispose d’un espace supplémentaire pour une utilisation
Une salle de conférence fait référence à un espace réservé à certaines occasions, comme les conférences et les réunions d’affaires.
Vous pouvez améliorer l’efficacité de vos réunions en utilisant des salles de conférence. Ce sont des zones sereines et isolées où les gens se sentent à l’aise pour échanger des pensées. Ils offrent également un environnement accueillant et professionnel, vous pouvez donc être sûr de tirer le meilleur parti de votre équipe et de laisser la meilleure impression.
UN salle de conférence est un besoin si vous avez besoin de rencontrer des gens car cela donne à votre start-up un air professionnel. Certaines salles de conférence peuvent être réservées moyennant des frais supplémentaires chaque mois.
8. Tenez compte des coûts
Pour éviter de payer plus que prévu pour un espace de bureau, il est essentiel de vous renseigner à l’avance sur les frais cachés. Les coûts cachés comprennent tous les frais que vous engagez pour votre espace de location, tels que les réparations et les frais d’entretien immédiats.
Ces frais sont parfois négligés lors du calcul du loyer, des coûts de siège ou des coûts Wi-Fi. Cela peut avoir un impact négatif important sur votre budget initial.
La location d’un bureau nécessite une mise de fonds importante. La majorité des propriétés ne facturent qu’une fraction du loyer total en tant que loyer réel, et si vous ne tenez pas compte de ces coûts supplémentaires dans votre budget initial, ils pourraient s’accumuler.
Assurez-vous que vous êtes au courant des inclusions et des exclusions dans le loyer indiqué. Devez-vous payer le loyer et les charges ? Des données et un téléphone ? Cela peut également varier en fonction de l’emplacement. La location d’un espace de bureau à Dallas peut également vous obliger à enlever la neige et la glace.
9. Conditions de location
Analysez les documents juridiques que le propriétaire vous demandera de signer une fois que vous aurez décidé de l’espace que vous souhaitez louer. Regardez les conditions de la période d’indisponibilité, le pourcentage de loyer augmente après un certain nombre d’années. Tenez également compte des conséquences d’une violation du contrat de location.
Après avoir évalué ces éléments, vous devez déterminer si le loyer que vous paierez est raisonnable compte tenu des commodités auxquelles vous aurez accès dans le nouvel espace de travail. Mieux encore, vous pouvez convenir de certains paramètres avec votre propriétaire par voie de négociation.
De plus, vous devez vous assurer que chacune de ces stipulations est entièrement expliquée dans le bail. Vous ne devriez pas vous fier uniquement à l’assurance de votre propriétaire que certains services publics sont couverts, car cela n’a pas été spécifiquement indiqué dans votre bail.
10. Considérez la perception publique de l’espace de travail
Que cela vous plaise ou non, votre bureau transmet aux autres des informations sur votre entreprise. Les clients peuvent supposer que vous rencontrez des problèmes si vous sélectionnez une structure délabrée. Cependant, si vous dépensez trop en choisissant un emplacement somptueux pour votre bureau initial, ils pourraient croire qu’ils vous surpayent.
11. Visitez les espaces de travail avant de louer et prenez votre temps
Le premier jour de votre visite, évitez de choisir un emplacement de bureau ou de signer un bail. Même si vous tombez amoureux de l’endroit tout de suite, revenez quelques jours plus tard.
Cela devrait être fait sans se sentir pressé ou sous pression pour signer un contrat de location. Si le besoin s’en fait sentir, vous voulez vous donner suffisamment de temps. Cela vous donnera suffisamment de temps pour envisager d’autres options si vous découvrez que la zone que vous visualisez n’est pas attrayante.
Il est possible que quelque chose que vous avez manqué lors de la première visite frappe maintenant votre attention. Visitez et comparez également les emplacements intermédiaires. Cela vous aide dans votre prise de décision.
12. Envisagez l’examen de l’espace de travail
Le facteur le plus crucial à prendre en compte est votre perception de la région. Cependant, il peut être utile de lire les avis et recommandations des anciens locataires. Vous devriez faire des recherches sur les espaces de coworking et lire les critiques en ligne avant de vous engager.
Conclusion
Les espaces de travail offrent un lieu où les personnes et les groupes de travail peuvent accomplir leurs tâches solitaires et collaboratives. Vous et vos employés interagissez dans votre espace de travail. C’est là que votre équipe mène les opérations régulières de l’entreprise. Par conséquent, considérez les points de cet article avant de louer un bureau.
Nous espérons que vous avez trouvé cet article de blog sur 12 choses à surveiller lorsque vous cherchez à louer un espace de travail utile. Assurez-vous de consulter notre article sur 7 façons de maximiser le stockage de votre lieu de travail pour plus de bons conseils !
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Bibliographie :
Totally Spies !, Tome 20 : Alex déménage.,Ouvrage .