Quelles que soient la taille et l’activité de l’entreprise, la réussite d’un déménagement dépend de son organisation. Il est indispensable d’y prendre à l’avance pour ne rien oublier au passage. À la différence d’un déménagement de particuliers, le déménagement d’entreprise se prépare 6 mois à l’avance pour mener à bien toutes les démarches et formalités. Pour vous aider dans votre organisation, voici une check-list du déménagement de bureau.
Procéder aux formalités de résiliation du bail commercial
Tout ce que vous devez faire avant de commencer à chercher de nouveaux locaux c’est de vérifier les formalités de résiliation de votre bail commercial. Pour cela, vous devez respecter un préavis de six mois à compter de l’envoi d’un courrier recommandé. Il est important d’anticiper les démarches pour ne pas alourdir la facture.
Impliquer les salariés dans le déménagement
Une fois la date de déménagement dans le département des Bouches-du-Rhône choisie, vous devez informer vos salariés et votre équipe. Il est important de les impliquer personnellement. Afin de mener à bien les opérations, vous aurez besoin de tout le monde. Pour ce faire, n’hésitez pas à installer une boîte à idées sur les espaces communs et la décoration des futurs bureaux. Vous pouvez aussi organiser une visite des futurs locaux avec l’équipe avant le déménagement.
Pour le dialogue avec les salariés, vous pouvez désigner un responsable déménagement dans chaque service. Cela permet de mieux communiquer les informations et de bien préparer vos salariés au déménagement de l’entreprise.
Informer les clients
Vous devez aussi prévenir vos clients du déménagement et leur communiquer votre nouvelle adresse. Pour les informer, vous pouvez prévoir un répondeur ou des e-mails en communiquant votre disponibilité le jour du déménagement ainsi que la journée porte ouverte dans vos nouveaux locaux.
Choisir une société de déménagement spécialisée
Un déménagement d’entreprise est une opération délicate qui nécessite l’intervention d’un déménageur professionnel. Pour trouver une société de déménagement fiable et de confiance, faites jouer la concurrence en demandant plusieurs devis. Étudiez dans le détail les options incluses après. Le plus idéal c’est d’établir le devis au moins 3 mois avant la date du déménagement. Lors de choix de déménageur, tenez compte des spécificités de chaque déménageur pour vous aider dans votre sélection.
L’équipe de déménageurs de la société Armand Déménagement met à votre disposition ses compétences pour vous accompagner dans votre projet.
Résilier les contrats d’électricité, de gaz et d’internet
Pour procéder à la résiliation de votre contrat d’électricité et de gaz, vous devez prévenir votre fournisseur. Pour cette démarche, vous avez le choix de contacter votre fournisseur d’énergie par téléphone ou par lettre recommandée avec accusé de réception.
N’oubliez donc pas de transférer de la ligne téléphonique et les accès internet pour garder le contact avec ses clients et fournisseurs avant, pendant et après le déménagement.
Effectuer les changements d’adresse
Le transfert d’entreprise nécessite également des démarches auprès de certains organismes et administrations.
Concernant le changement d’adresse, il est important de prévoir assez tôt la mise à jour des supports de communication tels que : cartes de visite, papier à en-tête, devis, facture, etc. N’oubliez pas de modifier l’adresse sur votre site internet ainsi que tous vos contrats d’abonnement et de services.
Vous devez informer de votre changement d’adresse en amont du déménagement les organismes suivants : URSSAF, services fiscaux…
Pensez aussi à notifier votre changement d’adresse à vos partenaires, fournisseurs et clients.
Faire les cartons
Vous pouvez acheter des cartons auprès d’entreprises de déménagement ou site internet spécialisé dans la vente des cartons de déménagement. Vous devez ensuite fournir à vos salariés des cartons et étiquettes personnalisés pour que chacun emballe ses affaires personnelles.
L’étiquetage est très important pour faciliter l’emplacement et le déballage des cartons une fois dans vos nouveaux locaux.